אחד השלבים המשמעותיים ביותר בתכנון אירוע גדול כמו חתונה, בר מצווה, בת מצווה וכו' הוא הפגישות עם אולמות וגני אירועים. לפני שיוצרים קשר עם אולמות אירועים בחיפה והקריות ו/או גני אירועים בצפון, רצוי להיסגר על מספר נושאים חשובים, על מנת לקבל את ההחלטות הנכונות ביותר בבחירת אולם האירוע.

תכנון של אירוע גדול, כמו חתונה או בר מצווה, מתחיל תמיד בסבב פגישות ראשוני עם מנהלים של אולמות וגני אירועים. במהלך הפגישות תקבלו מידע שיעזור לכם לקחת את ההחלטה הנכונה לגבי איזה אולם או גן אירועים הכי מתאים לכם, אך כיצד תעשו זאת אם אינכם סגורים בעמדתכם על המשתנים החשובים ביותר בבחירת מקום לאירוע. לכן, לפני שמחפשים אולמות אירועים בחיפה והקריות או גני אירועים בצפון, חשוב לקבוע את הנושאים הבאים:

כמות המוזמנים לאירוע

כבר לפני הפגישה הראשונה שלכם עם אולמות וגני אירועים מומלץ כדאי לבצע הערכה ראשונית של כמות המוזמנים לאירוע, זאת בכדי שתוכלו פחות או יותר לדעת מהו צפי כמות האורחים הצפויה במקום האירוע. בדרך כלל אולמות וגני אירועים מתחלקים למקומות לאירועים קטנים עד 100 איש, מקומות לאירועים עד 300 איש ומקומות לאירועים מעל 300 איש. כשיש לכם הערכה ראשונית של כמות המוזמנים לאירוע, אתם יכולים לקבוע פגישות רק עם אולמות וגני אירועים שיכולים לשרת את כמות המוזמנים הצפויה. למשל, אם צפי המוזמנים הוא 200 איש אז כדאי לפנות רק לאולמות וגני אירועים עם קיבולת של 100-300 איש.

תקציב האירוע

כמה כסף אתם מוכנים לשלם על הפקת האירוע מהווה כמובן משתנה חשוב בבחירה של מקום האירוע והספקים השונים. גם אם בדרך כלל התשלום לאולם וגן אירועים מתבצע אחרי האירוע, חשוב לזכור שבשורה תחתונה צריך לשלם על האירוע, וזה לא כולל תשלום מקדמה שהרבה אולמות אירועים בחיפה והקריות דורשים לקבל בכדי לשריין את התאריך. חשוב שתהיו מוכנים עם מספר של תקציב האירוע לפני שמתחילים פגישות מול בעלי אולמות וגני אירועים בכדי שתוכלו לדעת במהרה אילו מקומות לאירועים לא עומדים ביכולות הכספיות שלכם למימון הפקת האירוע ולא לבזבז עליהם זמן יקר.

תאריך האירוע

לפני שמתחילים בסבב הפגישות עם אולמות וגני אירועים בחיפה והצפון, חשוב להחליט על התאריכים הרלוונטיים שבהם רוצים לערוך את האירוע. אתם יכולים להחליט על חודש מסוים, למשל חודש יום ההולדת ה-13 של חתן בר המצווה או תקופה מסוימת להתחתן בגן אירועים. חשוב לבחור מראש תקופה לתאריך האירוע בכדי לא לבזבז זמן על אולמות וגני אירועים שכבר תפוסים בתאריכים הרצויים.

תפריט קייטרינג האירוע

אחת ההחלטות החשובות ביותר להצלחה של תכנון אירוע גדול הוא תפריט הקייטרינג. כמובן שבשביל זה יש את שלב הטעימות ואין לכם סיבה להחליט מראש על איך יראה תפריט הקייטרינג, אך עם זאת יש כמה נקודות למחשבה שכדאי לקחת בחשבון כבר לפני שלב הטעימות כגון האם רוצים קייטרינג צמחוני? האם יש מגבלות אלרגיה לחלק מהאורחים? האם רוצים בר מתוקים? וכו'.

סדר העדיפויות בבחירה של אולם וגן אירועים

אולמות וגני אירועים בצפון נבדלים אחת מהשני באיכות השירותים השונים שלהם. למשל, יש אולם אירועים בחיפה שמציע תפריט קייטרינג מגוון מאוד, בעוד שיש גן אירועים בצפון המעוצב יוקרתי יותר אבל תפריט הקייטרינג שלו מצומצם. בכדי שלא תתמהמהו בעת בחירת מקום לאירוע, מומלץ להחליט מראש מהו סדר העדיפויות שלכם בשירותי המקום לאירוע, כך תוכלו בקלות רבה יותר לצמצם את האפשרויות לבחירה מהירה ונכונה.

בחרתם אולם או גן אירועים? לחצו כאן לקבלת מספר טיפים לחיסכון בעלויות